Đại học Virginia Commonwealth (VCU), tổ chức nghiên cứu công hàng đầu của bang, muốn hỗ trợ học tập kỹ thuật số trong khi giảm chi phí hoạt động. Nhận thức được hiệu quả và lợi ích năng suất mà Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) có thể mang lại, các nhà lãnh đạo trường đại học đã vạch ra kế hoạch mở rộng quy mô tự động hóa.

Thay đổi bối cảnh giáo dục đại học, thúc đẩy thay đổi mạnh mẽ

Cuộc cách mạng kỹ thuật số đang bùng nổ nhanh chóng trên mọi lĩnh vực, trong đó giáo dục đang có những thay đổi đáng kể, tạo ra những cơ hội và thách thức mới cho các cơ sở đào tạo đại học. Đại dịch COVID-19 là một trong những nhân tố giúp tăng tốc sự phát triển của sự thay đổi này, buộc các trường đại học trên khắp Hoa Kỳ phải suy ngẫm về cách họ có thể mang lại phương pháp giáo dục tốt nhất.

Trước khi đại dịch xảy ra, tại Đại học Virginia Commonwealth (VCU) đã có nhiều người nhận ra rằng giáo dục đại học đang đi vào lãnh thổ chưa được khám phá và họ đã bắt đầu vạch ra tầm nhìn về tương lai tập trung vào học tập sử dụng kỹ thuật số. Giờ đây, đối mặt với ngân sách hoạt động giảm và áp lực gia tăng trong việc cung cấp trải nghiệm kỹ thuật số, VCU đang tích cực khám phá các cơ hội để làm nhiều hơn với ngân sách ít hơn như vậy.

Các nhà lãnh đạo kỹ thuật số như Nhà phân tích kinh doanh cấp cao Eric Gold đã xác định Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) – đặc biệt là tự động hóa đầu cuối dựa trên đám mây – là cách tốt nhất để tăng năng suất, giảm chi phí vận hành và cung cấp trải nghiệm giáo dục tốt hơn trên mọi kênh. 

Kỹ thuật số là tương lai của giáo dục. RPA có thể giúp trường đại học của chúng tôi xoay quanh việc học tập sử dụng kỹ thuật số mà không bỏ lỡ các trải nghiệm trong lớp học.

Eric Gold
Nhà phân tích kinh doanh cấp cao, Đại học Virginia Commonwealth

Các quy trình tài chính cho phép RPA bước vào cánh cửa

Việc tìm ra điểm xuất phát phù hợp là rất quan trọng để khởi động một sáng kiến RPA, đặc biệt là một sáng kiến đầy tham vọng như kế hoạch của VCU. Ngay từ đầu, nhóm RPA đã đặt mục tiêu cuối cùng phải đưa tự động hóa đến mọi ngóc ngách của tổ chức và tự động hóa mọi quy trình có thể tự động hóa – nói cách khác là tự động hóa đầu cuối. VCU đã chọn thành lập một trung tâm vận hành robot tự duy trì để giúp đạt được mục tiêu này.

Ngay từ đầu, quan hệ đối tác của VCU với nhà cung cấp RPA – WonderBotz đã giữ cho dự án tập trung, đi đúng hướng và sẵn sàng mang lại lợi nhuận lớn trong dài hạn. Với sự hướng dẫn và hỗ trợ của WonderBotz, VCU đã thực hiện phương pháp tiếp cận các khía cạnh để phát triển RPA, vì vậy mọi robot đều chứa các thành phần có thể tái sử dụng và dễ dàng thay thế cho các quy trình khác.

Giống như nhiều tổ chức khác trong cả khu vực công và tư, các nhà lãnh đạo dự án của VCU xác định rằng nơi tốt nhất để bắt đầu hành trình RPA của trường đại học là tài chính. Với số lượng các quy trình tài chính có thể lặp lại và tốn thời gian, chưa kể đến thực tế còn nhiều quy trình của tất cả các bộ phận khác liên quan đến tài chính, đó là bệ phóng tự nhiên cho các sáng kiến RPA phát triển rộng hơn.

Một ví dụ nổi bật, nhóm RPA đã nhắm mục tiêu đến các quy trình tạo tài trợ của VCU, vốn trước đây đòi hỏi rất nhiều công việc thủ công, thực hành để hoàn thành. Nếu trường đại học có thể tự động hóa các nhiệm vụ xử lý tài trợ trong môi trường Ellucian Banner của mình, nó có thể tiết kiệm cho nhân viên một lượng lớn thời gian – thời gian đó có thể dành để hỗ trợ các sáng kiến học tập sử dụng kỹ thuật số của tổ chức. WonderBotz đã có công trong việc tiên phong cho xu hướng học tập kỹ thuật số và đặt nền tảng cho chương trình RPA của VCU. 

Khi chúng tôi ghi được những chiến thắng ban đầu đó, chúng tôi có thể mở rộng RPA sang các quy trình và bộ phận khác.

Eric Gold
Nhà phân tích kinh doanh cấp cao, Đại học Virginia Commonwealth

VCU xây dựng cho tương lai với các robot phần mềm có thể tái sử dụng

Tự động hóa các quy trình tạo tài trợ được chứng minh là một chiến lược chiến thắng cho nhóm RPA của VCU. Ngoài việc tăng gấp đôi năng lực xử lý tài trợ của mình, trường đại học cũng đạt được thành tích xuất sắc, đạt độ chính xác 100% mặc dù khối lượng công việc tự động tăng lên đáng kể.

Việc nhắm mục tiêu các quy trình tài chính không chỉ giúp VCU giành được một số chiến thắng nhanh chóng và không còn gì bàn cãi, mà nó còn đặt nền tảng cho một chương trình RPA lâu dài có thể dễ dàng quản lý và xây dựng. Các quy trình Ellucian Banner của trường đại học hiện chạy trên mã có thể tái sử dụng 40%, mở rộng tự động hóa nhanh hơn bao giờ hết. Trên thực tế, các bên liên quan ước tính rằng những tài sản có thể tái sử dụng này cắt giảm 73% thời gian sản xuất. Khi VCU tiếp tục áp dụng phương pháp tiếp cận mô-đun mà WonderBotz đã giúp thiết lập, các nhà lãnh đạo nhóm mong đợi những cải tiến phát triển quy trình kiểu này sẽ ngày càng gia tăng.

Những dự án ban đầu này đã chứng minh một cách hiệu quả giá trị của RPA và cho các bên liên quan của VCU có cơ hội hiểu rõ hơn về công nghệ và cách nó có thể được sử dụng theo những cách khác.

Gold tuyên bố: “Chúng tôi đã xác định được một danh sách dài các ứng viên tự động hóa. Danh sách này đang tăng lên từng ngày, vì vậy chúng tôi đang ưu tiên những nơi chúng tôi có thể thu được lợi nhuận lớn nhất. Nếu chúng ta dành 3 giờ mỗi ngày cho một quy trình có thể tự động hóa, thì đó là điều chúng ta nên xem xét ”.

Với nền tảng đó, VCU đang trên đường hiện thực hóa giấc mơ tự động hóa đầu cuối của mình và đón nhận những cơ hội bứt phá trong xu hướng học tập kỹ thuật số cho trường đại học.

Chúng tôi đã tiết kiệm rất nhiều thời gian cho nhân viên của mình bằng cách tự động hóa xử lý tài trợ. Vì có rất nhiều mã có thể được sử dụng lại, chúng ta có thể dễ dàng tái sử dụng các robot phần mềm đó cho các công việc khác.

Eric Gold
Nhà phân tích kinh doanh cấp cao, Đại học Virginia Commonwealth