Siemens Mobility tận dụng số hóa để cho phép các nhà khai thác phương tiện di chuyển trên toàn thế giới làm cho cơ sở hạ tầng của họ trở nên thông minh, đảm bảo nâng cao giá trị bền vững trong toàn bộ vòng đời, cải thiện sự thoải mái của hành khách và đảm bảo khả năng vận hành.

Siemens Mobility là một công ty được quản lý độc lập của Siemens AG. Siemens Mobility đã là nhà cung cấp các giải pháp vận tải hàng đầu trong hơn 160 năm và không ngừng phát triển danh mục đầu tư của mình thông qua đổi mới. Hoạt động kinh doanh chính của nó bao gồm phương tiện đường sắt, các giải pháp điện khí hóa và tự động hóa đường sắt, hệ thống chìa khóa trao tay, công nghệ vận tải đường bộ thông minh và các dịch vụ liên quan.

Để biết chính xác hơn cách Siemens Mobility đang số hóa các quy trình nội bộ của mình, UiPath đã có buổi phỏng vấn với Benjamin Bock, cụ thể về lợi ích kinh doanh của Quy trình Tự động hóa (RPA) tại Siemens Mobility.

Benjamin Bock là ai?

Benjamin Bock là Trưởng bộ phận Tự động hóa và Chuyển đổi Kỹ thuật số tại Siemens Mobility GmbH: Sau khi có bằng công nghệ thông tin kinh doanh, anh ấy đã làm việc với tư cách là cố vấn quản lý tại KPMG, chủ yếu trong lĩnh vực CNTT và tối ưu hóa quy trình trong lĩnh vực tài chính, trong hơn 5 năm. Sau đó, ông gia nhập Siemens AG trong lĩnh vực chiến lược của Chương trình Chia sẻ Toàn cầu, nơi ông quản lý một số nhóm. Kể từ cuối năm 2017, Benjamin đã chịu trách nhiệm về Tự động hóa Quy trình Robot tại Siemens Mobility GmbH. Anh ấy hỗ trợ khoảng 38.000 nhân viên trên toàn thế giới với hơn 300 quy trình cục bộ và hầu như được rô bốt hóa.

Siemens AG nổi tiếng thế giới, nhưng làm thế nào để tính di động phù hợp tại chỗ?

Siemens AG có các lĩnh vực cốt lõi là Công nghiệp kỹ thuật số, Cơ sở hạ tầng thông minh và Di động của Siemens. Ngoài ra, có nhiều cổ phần đa số khác nhau. Siemens Mobility cung cấp các giải pháp cho mọi hoạt động liên quan đến xe lửa, xe điện, đường sắt đi lại, tàu tốc độ cao như ICE 3 và ICE 4, cũng như cơ sở hạ tầng đường sắt như đường ray và hệ thống liên kết. Nó cũng bao gồm công nghệ giao thông đường bộ như đèn giao thông, cũng như các công nghệ mới trong eHighway hoặc động cơ đẩy hydro.

Tại sao lại là RPA?

RPA đã được khởi động cách đây 3 năm rất tốt với một dự án ở Brazil, nơi ai đó đã phát triển robot phần mềm một cách độc lập. Chúng tôi đã nghiên cứu và phân tích các quy trình tương ứng với robot RPA, tức là các quy trình đơn điệu, lặp đi lặp lại, tần suất cao, nhiều mục, dựa trên quy tắc.

Ví dụ: các dịch vụ kỹ thuật từ các dự án khác nhau với mức giá giờ khác nhau, vẫn phải được chuyển theo cách thủ công từ trung tâm chi phí sang các dự án riêng lẻ mà không có RPA, theo kịch bản: Đặt 10 € từ trung tâm chi phí A đến dự án B trong SAP. Điều này rất lặp đi lặp lại và không đòi hỏi sự xuất sắc về nhận thức, vì vậy nó là một quy trình lý tưởng cho Robotics, vẫn đang được sử dụng cho đến ngày nay. Theo đó, chúng tôi đã mở rộng quy mô nó sang các nhà máy khác như cây ở Mumbai kể từ đó. Robot này ngay từ đầu đã có khả năng mở rộng và linh hoạt đến mức chúng tôi có thể triển khai nó ở một số quốc gia mà hầu như không có thay đổi nào.

Một robot như thế này có thể được sử dụng từ phần mềm này sang phần mềm khác không? Ví dụ, một bảng tính Excel có thể được kết nối với một ứng dụng SAP không?

Chắc chắn rồi. Trên thực tế, đó là trường hợp sử dụng thường xuyên nhất của chúng tôi. Hai phần ba tất cả các quy trình của chúng tôi chạy với SAP ở một số dạng. Ưu điểm thiết yếu của RPA là phần mềm vận hành máy tính như con người. Tôi chỉ cần nói với robot phải làm gì trong trường hợp đó, tương tự như quy tắc if-then. Do đó, một robot có thể làm bất cứ điều gì mà con người làm, miễn là tôi có thể mô tả nó.

Làm thế nào khó khăn để thiết lập người robot này? Tôi có thể học nó trong 24 giờ không? Hay tôi phải trải qua sáu tháng đào tạo?

Điều đó phụ thuộc vào loại robot cuối cùng sẽ là gì. Tôi khá chắc chắn rằng bạn có thể học một robot ưu việt, tức là một robot không bao giờ xuất hiện các ngoại lệ hoặc lỗi, trong vòng chưa đầy 24 giờ.

Nền tảng UiPath có hai môi trường phát triển: Studio thông thường và Studio X. Môi trường sau dành cho những người không có kiến thức về CNTT hoặc lập trình. Tôi chắc chắn rằng bạn có thể học và thực hiện trong nửa ngày một ứng dụng như: “Đọc dữ liệu từ Excel, nhập dữ liệu vào trang web, lấy phản hồi từ trang web, viết lại vào Excel.”

Hơn nữa, chúng tôi có các quy trình kinh doanh phải chạy rất đáng tin cậy. Do đó, chúng tôi cần những robot cực kỳ ổn định cho các quy trình kinh doanh có liên quan và quan trọng. Cần phải có kiến thức nền tảng về CNTT để chế tạo những robot như vậy. Tôi cần lập trình không xâm lấn để đạt được mục đích đó. Tôi không còn nói với robot: “Nhấp vào đây hoặc nhấp vào đó”, mà là: “Nếu bạn nhấp vào đó, bạn có thực sự đang ở nơi bạn muốn đến không? Nếu vậy, hãy nhấp vào trường tiếp theo, nhưng chỉ sau đó. “

Vì vậy, chúng tôi có hai trường hợp sử dụng cho RPA: Người dùng cá nhân có thể tự động hóa những gì họ làm trong môi trường hạn chế của họ với RPA; nhưng khi nói đến các quy trình kinh doanh lớn, có giá trị gia tăng thì cần phải xem xét nhiều hơn nữa, bao gồm cả các quy tắc tuân thủ. Ví dụ, tôi phải xử lý như thế nào với dữ liệu tài chính, bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu? Điều này được lập trình chuyên nghiệp và trải qua một cổng chất lượng và kiểm tra sự chấp nhận của người dùng (UAT). Người dùng cuối kiểm tra xem robot có đang làm chính xác những gì nó phải làm hay không và không khác so với những gì đã thiết lập. Sau đó, nó được đưa vào một môi trường sản xuất, nhà phát triển không có quyền truy cập vào mã chương trình kể từ đó và do đó không thể thay đổi nó nữa.

Đây là hai lĩnh vực chúng tôi có. Một lần nữa trong lĩnh vực Nhà phát triển công dân, nơi các đồng nghiệp tự động hóa quy trình của riêng họ. Họ tương đối tự do ở đó, vì họ có thể bước vào bất kỳ lúc nào trong trường hợp nghi ngờ và tự thực hiện lại quy trình theo cách thủ công. Tuy nhiên, một sự phát triển mở rộng hơn phải được thực hiện cho các quy trình lớn, xuyên phòng ban, có giá trị, nhưng điều này đảm bảo tính an toàn và ổn định hơn đáng kể. Nó cũng có thể tạo ra khoản tiết kiệm lớn. Tuy nhiên, nếu tôi vẫn phải giữ một con người trong trường hợp robot không hoạt động, tôi không thể tạo ra khoản tiết kiệm lớn như vậy

Có ví dụ nào khác ngoài Excel không?

Trong môi trường của chúng ta, chủ yếu là về những thứ như: nhận các báo cáo khác nhau từ SAP, tải xuống, tập hợp chúng lại với nhau trong Excel, chuẩn bị và chuyển chúng sang giải pháp kinh doanh thông minh (BI) như Qlick, Tableau hoặc Power BI từ Microsoft; hoặc gửi chúng cho người quản lý hoặc đồng nghiệp trong chuỗi quy trình thông qua Excel.

Vậy với báo cáo hàng tháng và hàng tuần thì sao? Đối với những quy trình làm việc lặp đi lặp lại phải thực hiện lặp đi lặp lại một cách khó hiểu?

Có, lý tưởng nhất là ngay cả hàng ngày. Điều này được tự động hóa bởi các đồng nghiệp, bởi bất kỳ ai có niềm yêu thích với máy tính, những người không cần có bằng cấp về khoa học máy tính. Ở hạng mục khác, chúng tôi chỉ có các nhà khoa học máy tính có thể phát triển bằng ngôn ngữ lập trình “thực” như Java hoặc C #.

Các quy trình này được nhúng trong tổ chức như thế nào? Và bạn đóng vai trò gì trong chúng?

Chúng tôi có cách tiếp cận cộng đồng. Chúng tôi không đặt mục tiêu xây dựng một trung tâm RPA để tiếp quản việc tự động hóa tất cả các quy trình trên toàn thế giới. Vì sau đó, chúng tôi hầu như sẽ loại bỏ các quy trình khỏi các đồng nghiệp của chúng tôi tại chỗ, thực hiện chúng trong công ty của chúng tôi và họ sẽ không bao giờ học cách thực hiện quy trình đó với chính RPA. Sau đó, họ có thể ít tin tưởng hơn vào RPA. Và chúng ta sẽ mất chúng trên con đường số hóa. Do đó, phương pháp tiếp cận cộng đồng này rất quan trọng đối với chúng tôi, để nhân viên có thể tự học hỏi và áp dụng nó rộng rãi nhất có thể trong công ty. Đây là cách duy nhất chúng tôi có thể đưa tất cả nhân viên đồng hành cùng chúng tôi trên hành trình số hóa. Chúng tôi có hơn 500 nhân viên trong cộng đồng mở rộng đang tích cực quan tâm đến chủ đề này.

Bạn có bao nhiêu quy trình RPA?

Khoảng 350 trên toàn thế giới.

Những robot này đang chạy trên đám mây tại UiPath hay trong môi trường tại chỗ tại Siemens?

Vì lý do bảo mật, chúng độc quyền trong môi trường tại chỗ, trong một trung tâm dữ liệu an toàn, nơi cũng đặt hệ thống SAP của chúng tôi. Chúng tôi không có bất kỳ thứ gì trên hệ thống đám mây của UiPath và hây bất kỳ ai khác. Vì vậy, UiPath cũng không thể xem chúng tôi sử dụng phần mềm của họ để làm gì. Chúng tôi cũng đã yêu cầu các chuyên gia CNTT của mình kiểm tra phần mềm RPA để xem liệu có bất kỳ thông tin nào bị rò rỉ hay không. Chúng tôi đã sử dụng tính năng dò tìm mạng để kiểm tra những gì đang được gửi và ở đâu. Trên thực tế, câu hỏi duy nhất là liệu robot có đang sử dụng khóa cấp phép hợp lệ hay không. Không có thông tin nào khác được gửi đến UiPath. Các robot RPA của chúng tôi chạy với mức độ bảo mật cao giống như các hệ thống SAP của chúng tôi.

Có bao nhiêu robot có liên quan đến các chương trình SAP?

Khoảng hai phần ba.

Mọi người tham gia RPA có tham gia một cách tự nguyện không? Tôi nhận thấy một câu lạc bộ người hâm mộ RPA thực sự trên trang LinkedIn của bạn.

Vâng, may mắn thay. Chúng tôi không buộc bất kỳ ai phải tự động hóa quy trình của họ. Tất cả đều được thúc đẩy bởi động lực nội tại từ cộng đồng. Ban đầu chúng tôi lo ngại rằng khái niệm Tự động hóa quy trình bằng robot sẽ làm dấy lên lo ngại rằng nhân viên sẽ bị thay thế bởi robot. Do đó, chúng tôi muốn nói về FLoW, viết tắt của Fast Leveraging of Workflow, bởi vì chúng tôi không muốn thuật ngữ robot nổi bật ở phía trước. Tuy nhiên, chúng tôi thấy rằng nhân viên không hề sợ hãi mà họ cảm thấy biết ơn khi được giải tỏa khỏi những công việc lặp đi lặp lại và đơn điệu nhờ RPA, để họ có thể tập trung vào các hoạt động thú vị, sáng tạo và gia tăng giá trị hơn.

Tương lai trông thế nào? 350 quy trình có phải chỉ là sự khởi đầu của một phong trào lớn? Hay thị trường RPA đã bão hòa trong công ty của bạn?

Có tiềm năng lớn như trước đây. Hầu hết các robot cho đến nay đều được tạo ra theo yêu cầu và sáng kiến của chính nhân viên. Điều này sẽ thay đổi phần nào bởi vì chúng tôi hiện cũng đã xây dựng năng lực và kinh nghiệm trung tâm để tiếp cận tổ chức một cách có hệ thống.

Cho đến nay vẫn chưa có chiến dịch thông tin nào trong các bản tin nội bộ. Chúng tôi muốn thúc đẩy điều đó nhiều hơn nữa trong tương lai. Vẫn còn rất nhiều tiềm năng trong các lĩnh vực ứng dụng. Hơn nữa, chủ đề cũng sẽ tiếp tục phát triển trên mặt trận công nghệ. Máy học và trí tuệ nhân tạo cũng sẽ giúp lập trình robot trong tương lai, tức là robot sẽ theo dõi cách con người đưa ra quyết định trong các tình huống khác nhau và sau đó, với một mức độ chắc chắn nhất định, sẽ tự đưa ra quyết định như vậy. Điều này không loại bỏ con người khỏi quy trình tổng thể, những người sẽ vẫn kiểm tra và xác minh quy trình tổng thể cuối cùng. Dù có sử dụng bao nhiêu robot đi chăng nữa thì con người vẫn luôn là người chịu trách nhiệm và không bao giờ có thể đổ lỗi cho bất kỳ lỗi nào đối với robot.

Bạn thuộc vị trí nào trong tổ chức? CNTT truyền thống hay đúng hơn là CFO? Cả hai đều có thể hình dung được?

Chúng tôi là một đơn vị nhân viên trong môi trường CFO. Nói cách khác, chúng tôi không báo cáo với CNTT. Đó là một quyết định rất tỉnh táo. Nhưng tất nhiên, chúng tôi làm việc rất chặt chẽ với CNTT. 

Và phần còn lại lớn hơn nhiều của Siemens đang làm gì về RPA?

Các bộ phận Công nghiệp kỹ thuật số và Cơ sở hạ tầng thông minh của Siemens đang thúc đẩy RPA với cách tiếp cận rất giống với cách tiếp cận của chúng tôi.

Chúng ta sẽ có một robot cho mỗi người trong tương lai?

Vẫn còn quá sớm cho điều đó. Tuy nhiên, chúng tôi đang xem xét vấn đề để đánh giá xem, và nếu có, khi nào là thời điểm thích hợp.