Hợp tác xã Hàng tiêu dùng nhanh (FMCG) có trụ sở tại New Zealand, Foodstuffs, đã sử dụng UiPath để tự động hóa một số quy trình đơn giản nhưng bằng cách tự động hóa quy mô, công ty đã mang lại lợi ích lớn cho nhân viên.

Để tiếp tục cung cấp dịch vụ chất lượng cao và giá trị cho khách hàng của mình, Foodstuffs đã chọn UiPath làm đối tác tự động hóa quy trình robot (RPA) của mình. Những lợi ích bao gồm tinh giản quy trình, tiết kiệm thời gian và cuối cùng là cải thiện cuộc sống của nhân viên thông qua công nghệ tự động hóa đáng tin cậy, hiệu quả và có thể hỗ trợ.

Tim Paton, Trưởng nhóm Tự động hóa Tài chính tại Foodstuffs North Island Limited, đã cung cấp thêm thông tin chi tiết về quyết định bắt đầu hành trình RPA của công ty:

Chúng tôi đã nghiên cứu các báo cáo Tự động hóa quy trình bằng robot của Gartner và trở nên khá quen thuộc với những động lực chính cho tự động hóa cũng như quản trị cấu trúc mà chúng tôi cần áp dụng cho nó. Đó là khi chúng tôi nhận ra cơ hội để làm một điều gì đó đơn giản - nhưng sẽ giúp chúng tôi rất nhiều. Với hơn 200 cửa hàng của họ tham gia - có rất nhiều hoạt động đang diễn ra, tất cả đều chạy trên nền tảng SAP của chúng tôi. Nếu chúng tôi có thể tìm thấy thứ gì đó chỉ tiết kiệm ba phút thời gian cho mỗi cửa hàng và mở rộng quy mô kinh doanh - chúng tôi có thể thấy một số lợi ích chính. Chúng tôi biết rằng công nghệ này có tiềm năng thay đổi cách nhân viên của chúng tôi làm việc. Tuy nhiên, chúng tôi rất ngạc nhiên bởi tác động của nó đối với cuộc sống hàng ngày của họ bên ngoài công việc.

Tim Paton
Trưởng nhóm Tự động hóa Tài chính tại Foodstuffs North Island Limited

Tìm cơ hội cho RPA

Foodstuffs bắt đầu nghĩ đến tự động hóa khi họ thực hiện một số phân tích để xem tính thường xuyên của các bảng sao kê ngân hàng được tải trên hệ thống SAP của mình. Nhóm nghiên cứu phát hiện ra rằng nếu không tải lên một bảng sao kê, thì không thể thực hiện được hoạt động hạ nguồn (ví dụ: các tác vụ quản trị văn phòng như áp dụng các khoản thanh toán cho tài khoản khách hàng). “Đối với các cửa hàng nhỏ hơn, chúng tôi có trong gia đình, việc nhớ tải lên bảng sao kê ngân hàng mỗi ngày chỉ trở nên hơi phức tạp. Không phải cửa hàng nào cũng làm việc đó hàng ngày mà thay vào đó họ làm điều đó một lần một tuần hoặc hai tuần một lần.” Paton nhận xét.

Rõ ràng, tải các báo cáo ngân hàng để SAP đã được thực hiện lên đến 200 người đó mất khoảng ba phút cho mỗi câu để tải. Sau khi Foodstuffs tự động hóa quy trình thông qua robot UiPath, quy trình tự động được thực hiện hàng ngày và mở rộng trên 200 cửa hàng – điều này cho thấy tác động đáng kể. Từ ngày 1 tháng 4 năm 2019 đến ngày 31 tháng 3 năm 2020, khoảng 9.000 giờ đã được trả lại cho doanh nghiệp để sử dụng cho các nhiệm vụ khác. Công cụ này cũng chạy nhất quán cho dù ai đó đang nghỉ phép hoặc đi làm – các bảng sao kê ngân hàng vẫn được tải lên.

Khi chúng tôi đưa quy trình tự động hóa bảng sao kê ngân hàng vào hoạt động, tôi đã nghe thấy những điều như 'điều này thật tuyệt đấy Tim, tôi không phải nghĩ về nó nữa, nó thật tuyệt.' Nó đã loại bỏ những nhiệm vụ trần tục mà mọi người không thích làm và cho phép những hoạt động đó diễn ra bất kể người đó có nhớ làm nó trong ngày hay không. Điều này giúp họ có nhiều thời gian rảnh hơn để tập trung vào các nhiệm vụ nhận thức.

Tim Paton
Trưởng nhóm Tự động hóa Tài chính tại Foodstuffs North Island Limited

Vượt qua những thách thức của công nghệ mới

Một trong những trở ngại lớn nhất mà Foodstuffs phải đối mặt là việc triển khai một nền tảng công nghệ khác vào hệ thống công nghệ vốn đã phức tạp của mình. Khi công ty bắt đầu đạt được những chiến thắng nhỏ nhờ sử dụng tự động hóa để tập trung hóa quy trình tải bảng sao kê ngân hàng cho các cửa hàng, cuộc trò chuyện hóa đơn và sản xuất báo cáo – công ty đã chuyển sang UiPath Orchestrator để triển khai, bảo mật và quản lý các robot UiPath trên quy mô lớn thông qua bảng điều khiển quản lý robot tập trung.

Chúng tôi đã trao đổi với bộ phận thiết kế kỹ thuật của mình để xem xét sự sẵn sàng hoạt động, cũng như thảo luận về giá cả và liệu chúng tôi cần máy chủ ảo hay vật lý. Mặc dù rất dễ dàng để có được một bằng chứng về ý tưởng này, thiết lập nó nhanh chóng với một máy tính xách tay và thấy một số thành công nhanh chóng, việc chuyển từ ý tưởng sang sản xuất đầy đủ mất một thời gian và chúng tôi cũng cần phải đăng ký nội bộ. Đây là lý do tại sao chúng tôi chọn UiPath làm đối tác tự động hóa duy nhất của mình. Tôi đã thực hiện nghiên cứu thị trường và chúng tôi đã thấy một số thành công với các sản phẩm UiPath, vì vậy chúng tôi cam kết bắt đầu với chúng. Và những gì chúng tôi thấy là UiPath đã từ đối thủ cạnh tranh cấp cao nhất trở thành người dẫn đầu thị trường, vì vậy đối với chúng tôi đó là một chiến thắng thực sự.

Ross Parkes
Chủ sở hữu sản phẩm, Tự động hóa thông minh

Mang đến cho nhân viên những ngày cuối tuần trở lại

Một quy trình khác đã thành công cho Foodstuffs là trong không gian chuỗi cung ứng. Công ty đã thực hiện một hoạt động đơn giản để tự động hóa: một nhân viên đăng nhập vào một trang web, nhấp vào một vài nút, sau đó đăng xuất lại. Nhưng nó phải được hoàn thành vào năm giờ sáng và vào cuối tuần. Foodstuffs đã có nhân viên làm việc ngoài giờ làm việc bình thường để thực hiện hoạt động này. “Một khi chúng tôi có thể chuyển nhiệm vụ đó sang RPA, những người đó đã lấy lại cuộc sống. Họ không phải bắt đầu vào những giờ không hợp lý và không phải làm việc vào cuối tuần. Đó là một thành công thực sự đối với chúng tôi về lợi ích công việc. Nó đã giải phóng người đó ra ngoài và làm công việc nhận thức nhiều hơn và người ta đã chứng minh rằng nhân viên hạnh phúc hơn vì họ đang làm công việc có ý nghĩa hơn. Đặc biệt cuối tuần không làm việc, không thức dậy lúc 5 giờ.

Giảm khung thời gian phân phối để báo cáo

Một trong những lợi ích khác của việc triển khai RPA là tự động hóa có thể hoạt động nhanh hơn con người có thể nhấp vào. Điều này đã cho phép Foodstuffs giảm khung thời gian giao hàng trong các quy trình báo cáo của mình. “Khách hàng sẽ nhận được các báo cáo hóa đơn giao hàng khác nhau tùy thuộc vào thời gian một nhân viên có thể thực hiện một nhiệm vụ. Ví dụ: công việc sớm nhất sẽ nhận được vào lúc 7 giờ sáng và sau đó lần cuối cùng là lúc 1 giờ chiều. Chúng tôi đã có thể nén công việc đó lại và bây giờ mọi người đều nhận được báo cáo nhất quán trước 7 giờ 30 sáng thứ Hai.

Khi xem xét những lợi ích mà chúng tôi đã thấy kể từ khi làm việc với UiPath, chúng tôi nói về số giờ thay vì tiết kiệm thời gian. Điều này là do nói chung, khi chúng ta tự động hóa một công việc, chúng ta chưa thực hiện nhiệm vụ của ai đó. Chúng tôi đã giải phóng họ để làm điều gì đó có ý nghĩa hơn.

Tim Paton
Trưởng nhóm Tự động hóa Tài chính tại Foodstuffs North Island Limited