Làm được nhiều hơn với nhận lực ít hơn là mục tiêu ban đầu của RPA tại Skanska. Các công ty sớm nhận ra rằng tự động hóa giúp cải thiện quá trình thiết kế và giảm rủi ro kinh doanh.

Việc triển khai hệ thống ERP mới sẽ gây áp lực về nguồn lực. Đối với gã khổng lồ xây dựng – Skanska, nó đã được chứng minh là chất xúc tác cho việc áp dụng tự động hóa quy trình bằng robot (RPA). Thông qua hợp tác với UiPath, công ty có thể tăng hiệu quả và năng suất bằng cách tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại và tốn thời gian. Đây chỉ là lợi ích đầu tiên thu được từ quá trình tự động hóa. 

Skanska thực hiện các dự án xây dựng quy mô lớn trên toàn thế giới và luôn đi đầu trong lĩnh vực công nghệ. Ngày nay, nó dẫn đầu trong việc áp dụng các công nghệ đột phá mới trong hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như Internet vạn vật (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI),…. RPA dường như là sự kết hợp một cách tự nhiên loại hình chuyển đổi kỹ thuật số này vào quy trình quản lý của mình.

Cải thiện quá trình xử lý hóa đơn

Hành trình tự động hóa của Skanska bắt đầu vào năm 2017. Sau khi áp dụng hệ thống ERP mới, xuất hiện các quy trình mới cần được đưa vào thực tiễn công việc hàng ngày và phải sử dụng tiết kiệm nguồn lực nhất có thể. Công ty nhận ra rằng RPA cung cấp cơ hội để cải thiện các quy trình này trong khi loại bỏ nhiều quy trình tốn thời gian, dễ xảy ra lỗi mà nhân viên phải hoàn thành chỉ với một hệ thống RPA.

Skanska đã ứng dụng trong tự động hóa quy trình lập hóa đơn của khách hàng. Mọi thứ không diễn ra như mong đợi, bởi vì quy trình được chọn rất phức tạp và chứa nhiều bước và quy tắc.  

Tuy nhiên, Christel Skoog, Trưởng nhóm RPA tại Skanska tin rằng việc học hỏi là cực kỳ quan trọng và chắc chắn nó sẽ đặt nền tảng cho sự thành công trong tương lai của RPA trong công ty: “Phải mất một thời gian nhưng chúng tôi đã học được rất nhiều về những gì hiệu quả và những gì không bằng cách giải quyết quy trình phức tạp. ” 

Chúng tôi đã thấy cách con người và robot tương tác trong một quy trình và chúng tôi nhận thấy rằng, thông thường, bằng cách giải quyết các nhiệm vụ đơn giản trước thì bạn có thể phân phối 80% giá trị một cách nhanh chóng mà không cần phải tự động hóa quy trình từ đầu đến cuối.

Christel Skoog
RPA Lead, Skanska

Vớt triết lý tự động hóa các nhiệm vụ nhỏ trong một quy trình cho phép Skanska nhanh chóng bắt đầu tự động hóa nhiều quy trình hơn. Bằng cách xử lý nhiều nhiệm vụ nhỏ cùng nhau, công ty nhận thấy rằng nó có thể nhanh chóng mang lại hiệu quả và cải thiện chi phí mà họ mong muốn. Robot có khả năng xử lý một số lượng lớn các nhiệm vụ và bài kiểm tra, có nghĩa là nó có thể hoàn thành các quy trình nhanh hơn và cải thiện dịch vụ khách hàng.

Các robot ủng hộ chúng tôi để có thể tập trung nhiều hơn vào các khách hàng của chúng tôi.  Thời gian robot giải phóng cũng cho phép kiểm soát tốt hơn và chất lượng các dịch vụ mà chúng tôi thực hiện.

Christel Skoog
RPA Lead, Skanska

Vào năm 2018, công ty đã giới thiệu một ‘đồng nghiệp kỹ thuật số’ mới có tên Bob vào trung tâm của mình. Ngày nay, robot chịu trách nhiệm xử lý nhiều nhiệm vụ liên quan đến việc xử lý hóa đơn của khách hàng, thanh toán, nhắc nhở và quản lý các quy trình kế toán. Trong hầu hết các trường hợp, Bob làm việc cùng với nhân viên chăm sóc quá trình xử lý và chỉ thông báo cho ai đó khi họ cần thực hiện hành động. Nó cũng giúp tự động hóa việc phê duyệt nhanh chóng và chính xác hơn.

Xây dựng Trung tâm Xuất sắc

Sự thành công của RPA trong trung tâm thu hút nhiều sự quan tâm của doanh nghiệp. Kết quả là khả năng tự động hóa đã được chuyển thành Trung tâm Xuất sắc trong bộ phận CNTT để phục vụ toàn bộ công ty. Ngoài việc tập trung nguồn lực RPA, nó cũng cho phép công ty đảm bảo rằng họ đang lựa chọn các quy trình chính xác và các quá trình tự động hóa có thể được cải tiến liên tục để nâng cao hiệu suất và giảm yêu cầu bảo trì. 

Christel giải thích: “Chúng tôi nhận thấy lợi ích to lớn từ việc chuyển đến Trung tâm Xuất sắc, đặc biệt là trong việc bảo trì các thiết bị tự động. Chúng tôi có thể tập trung vào việc cải thiện thiết kế và hiệu suất quy trình và cung cấp dịch vụ tốt hơn. Trước đây, chúng tôi mất một ngày một tuần hoặc có thể nhiều hơn trong việc bảo trì mỗi tháng. Bây giờ, chỉ mất 30 phút ”. 

Một yếu tố thành công khác  để cải thiện thiết kế quy trình là chỉ định một ‘người bạn’  cho từng  quy trình  kinh doanh cụ thể , người chịu trách nhiệm làm việc với đồng nghiệp kỹ thuật số , khi quy trình tự động đang được sản xuất. Đó là một người thường làm việc trong quá trình đó và sẽ là đồng nghiệp chặt chẽ nhất với robot . Người đó đang  làm việc với những cải tiến liên tục và đảm bảo rằng hệ  thống tự động hóa  luôn  thực hiện chính xác những gì doanh nghiệp cần  ngay bây giờ.

Kết quả là, kể từ năm 2017, Skanska đã có thể tự động hóa 35 quy trình tiết kiệm hơn 10.000 giờ cho doanh nghiệp.

Chuyển đổi nhân sự

Nhân sự là một trong những người sử dụng RPA tiên tiến nhất trong SkanskaQuản lý nhân sự, thời gian và quản trị tiền lương tại Skanska là một nhiệm vụ lớn và phức tạp. Sự tham gia của nhiều công ty và các quy tắc kinh doanh, có một số lượng lớn các dữ liệu để tiến hành tự động hóa, đẩy nhanh tiến độ các thủ tục hành chính phức tạp mà thường tốn nhiều thời gian.

Kể từ năm 2018, bộ phận nhân sự đã  liên tục tự động hóa các quy trình sử dụng RPA với sự hỗ trợ của một đồng nghiệp kỹ thuật số có tên là HRobin. Thời gian tiết kiệm được là rất ấn tượng. Ví dụ, quy trình đầu tiên được tự động hóa là đảm bảo chất lượng và kiểm soát lượng lớn dữ liệu thanh toán được gửi từ hệ thống tính lương đến ERPTrước kia, điều này mất một nhân viên một tuần  để kiểm tra cả triệu giao dịch mỗi tháng. Ngày nay, robot mất năm phút mỗi ngày để xử lý công việc.  

Giảm rủi ro kinh doanh

Christel nhấn mạnh khả năng giảm thiểu rủi ro này: 

Các robot ủng hộ chúng tôi để có thể tập trung nhiều hơn vào các khách hàng của chúng tôi.  Thời gian robot giải phóng cũng cho phép kiểm soát tốt hơn và chất lượng các dịch vụ mà chúng tôi thực hiện.

Christel Skoog
RPA Lead, Skanska

Cô ấy chỉ ra quy trình đăng ký dự án của đối tác làm ví dụ. Khi công ty bắt tay vào một dự án mới, công ty phải nhanh chóng đăng ký tất cả các nhà cung cấp và nhà thầu mà công ty sẽ làm việc cùng. Công ty thực hiện chính sách sách mở với các đối tác của mình, vì vậy thông tin phải chính xác là điều cần thiết. Nếu làm sai điều này sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận của dự án và mối quan hệ với nhà cung cấp. 

Được thực hiện thủ công, quá trình này liên quan đến nhiều bộ điều khiển trải rộng trên nhiều vùngCó những nhiệm vụ phức tạp và cần rất nhiều dữ liệu phải nhập và tiến hành tính toán. Bằng cách tự động hóa quy trình, Skanska đã có thể loại bỏ lỗi của con người trong khi đẩy nhanh quá trình đăng ký dự án. Giảm bớt được rủi ro, do đó công ty tự tin rằng thông tin họ chia sẻ với các đối tác là chính xác.  

Một tương lai tươi sáng

Ngày nay, công ty có năm robot và đang bắt đầu xem xét cách RPA có thể được kết hợp với AI và học máy. Christel tin rằng họ chỉ mới làm xước bề mặt tiềm năng của RPA.

Nếu tôi có một danh sách mong muốn thì tôi muốn chuyển tự động hóa thành các tác vụ quản trị trong quy trình sản xuất của chúng tôi. Tôi nghĩ rằng có nhiều quy trình lý tưởng cho tự động hóa và tôi nghĩ nó sẽ giúp bình thường hóa RPA trong tổ chức của chúng tôi. Mọi người nên xem việc sử dụng robot là hoàn toàn tự nhiên và CNTT nên xem RPA chỉ là một công cụ an toàn trong hộp công cụ.

Christel Skoog
RPA Lead, Skanska