Để tối ưu hóa các quy trình nội bộ và giảm bớt các công việc thủ công thường ngày cho nhân viên, KUKA, nhà cung cấp các giải pháp tự động hóa thông minh hoạt động trên toàn cầu, đã sử dụng các giải pháp RPA của UiPath để tự động hóa hơn 50 quy trình phần mềm trong các bộ phận của mình cho đến thời điểm hiện tại. Bằng cách này, KUKA đang mở đường cho một tương lai tự động hóa với robot phần mềm trong robot vật lý. Trọng tâm của quá trình tự động hóa là trao đổi dữ liệu trong các hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) và Quản lý Quan hệ Khách hàng (CRM). Robot RPA cung cấp các dịch vụ có giá trị để di chuyển dữ liệu hiệu quả trong quá trình thay đổi hệ thống.​

Trụ sở chính của KUKA AG được đặt tại thị trấn Augsburg của Bavaria. Công ty có khoảng 14.000 nhân viên trên toàn thế giới. Là một trong những nhà cung cấp toàn cầu hàng đầu cho các giải pháp tự động hóa thông minh, KUKA cung cấp giải pháp “cửa hàng một điểm đến” cho khách hàng của mình: từ robot đến các cơ sở hoàn toàn tự động và sự tích hợp của chúng vào ô tô, điện tử, công nghiệp nói chung, hàng tiêu dùng , thị trường thương mại điện tử/ bán lẻ và chăm sóc sức khỏe.

Sơn, hàn điểm, kết dính, đo lường, kiểm tra chất lượng hoặc đóng gói – Robot công nghiệp vật lý của KUKA tự động hóa các quy trình cơ học, lặp đi lặp lại. Họ thực hiện các nhiệm vụ và quy trình sản xuất mà trước đây đòi hỏi bàn tay của nhân viên. Điều tương tự cũng áp dụng cho robot phần mềm; họ tiếp quản các quy trình lặp đi lặp lại từ các nhân viên làm việc với các ứng dụng. Từ khóa là Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA).

Với tư cách là các chuyên gia tự động hóa, chúng tôi đã tin tưởng vào RPA từ năm 2018. Mục tiêu chiến lược của chúng tôi là thúc đẩy việc tối ưu hóa các quy trình của mình với RPA và giảm bớt các công việc thường ngày đơn điệu cho nhân viên của chúng tôi. Hơn nữa, chúng tôi muốn tăng tỷ lệ tạo giá trị, cải thiện chất lượng và tính khả dụng của dữ liệu và sử dụng RPA như một giải pháp ngắn hạn tạm thời để tích hợp các hệ thống CNTT, nếu việc phát triển một giao diện mất nhiều thời gian hơn dự kiến.l

Patrick Zech
Operational Excellence (OpEx), Project Manager PoC, KUKA

Bộ phận Kế toán và Dịch vụ Khách hàng đã thúc đẩy RPA. Một số lượng lớn nhân viên ở các bộ phận này vẫn dành nhiều thời gian cho việc xử lý thủ công các đơn hàng đến hoặc chuyển dữ liệu, số liệu thành tài liệu. Mục tiêu là để tự động hóa các quy trình tẻ nhạt và tiêu tốn tài nguyên này một cách nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả nhất có thể mà không cần phải bắt đầu các dự án CNTT lớn, thường liên quan đến thời gian chuẩn bị và phát triển lâu dài và do đó là thời gian chờ đợi.

RPA được chứng minh là một giải pháp thúc đẩy sự nhanh chóng tự động hóa các quy trình của doanh nghiệp. Sự hợp tác chặt chẽ giữa các ngành giữa CNTT, các bộ phận chuyên môn và OpEx - đặc biệt trong giai đoạn đầu và quá trình hiện thực hóa PoC giúp đảm bảo việc triển khai RPA nhanh chóng và liền mạch.

Patrick Zech
Operational Excellence (OpEx), Project Manager PoC, KUKA

Robot phần mềm đã tự động hóa quy trình đầu tiên tại nhà sản xuất robot vật lý.

Nhiệm vụ đầu tiên của robot phần mềm là tự động chuyển các đơn đặt hàng phụ tùng nội bộ từ hệ thống sàn thương mại điện tử sang hệ thống ERP. Vì quy trình này và hệ thống sàn thương mại điện tử đang được thiết kế lại tại KUKA, nên không có giải pháp CNTT truyền thống nào ở dạng giao diện phù hợp với hệ thống ERP. Một giao diện đang được phát triển nhưng chưa hoạt động. Điều này dẫn đến một nỗ lực thủ công cao cho các đồng nghiệp.

Đó là lý do tại sao chúng tôi quyết định sử dụng RPA để cung cấp một giải pháp nhanh hơn, tạm thời cho giai đoạn chuyển giao nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho các nhân viên trong bộ phận phụ tùng cũng như để thực hiện dự án trong bộ phận CNTT.

Martin Ernst
Kỹ sư phát triển RPA, KUKA

Trong vòng vài tuần, họ đã cố gắng tự động hóa 95% các đơn đặt hàng bằng RPA, đồng thời đạt được chất lượng dữ liệu cao hơn bằng cách loại bỏ các lỗi tiềm ẩn có thể xảy ra trong quá trình chuyển giao thủ công. Ngoài ra, KUKA còn tích hợp thêm các nguồn dữ liệu khác, chẳng hạn như email với phân tích văn bản do RegEx thực hiện, trong khi trước đây chỉ được trích xuất bằng thủ công. 

Điều này cho phép chúng tôi nâng cao giá trị gia tăng của tự động hóa mà không tốn nhiều công sức. Thành công chính của dự án chủ yếu nhờ vào sự linh hoạt của công cụ UiPath và việc đào tạo nhanh chóng những nhân viên sẵn có của chúng tôi.

Martin Ernst
Kỹ sư phát triển RPA, KUKA

KUKA hiện đã hoàn thành việc tự động hóa khoảng 50 quy trình bằng cách sử dụng robot phần mềm trong các bộ phận chuyên môn khác nhau như Kiểm soát, Nhân sự hoặc Dịch vụ CNTT. Một ví dụ áp dụng bot trong bộ phận nhân sự, nó thay đổi chi tiết tài khoản của nhân viên hoặc bot hỗ trợ bộ phận Kiểm soát trong việc tạo báo cáo và báo cáo hàng tháng bằng cách thu thập và chuẩn bị dữ liệu và số liệu từ các hệ thống khác nhau. Công ty đang vận hành và điều khiển robot của mình thông qua UiPath Orchestrator. Các bot đang chạy trên các máy chủ giống hệt nhau trong một trang trại bot toàn cầu, tuy nhiên được phân tách theo khu vực tác vụ để tuân thủ các vai trò khác nhau.

Việc di chuyển dữ liệu trong quá trình thay đổi hệ thống là một trường hợp sử dụng quan trọng khác cho RPA tại KUKA. Đây thường là những công việc chỉ diễn ra một lần, tuy nhiên, nó mang lại rất nhiều tiềm năng vì vài nghìn tập dữ liệu sẽ được chuyển sang hệ thống mới. Một ví dụ cụ thể là việc di chuyển dữ liệu trong quá trình nâng cấp từ SAP R/3 lên SAP S/4HANA. KUKA trước đó đã lên lịch cho ba nhân viên làm việc này trong sáu ngày làm việc. Phần mềm robot đã tiến hành di chuyển dữ liệu tự động vào cuối tuần qua; các nhân viên CNTT đã có kỳ nghỉ cuối tuần và có thể hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng hơn vào những ngày làm việc khác.

Đưa nhân viên lên tàu

Sử dụng phối hợp RPA hiệu quả là chìa khóa để quản lý thay đổi thành công, đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều được tham gia. Ban đầu, có một số khác biệt giữa nhận thức của COE về RPA. Không có gì ngạc nhiên khi các nhân viên của một nhà sản xuất hàng đầu về robot công nghiệp thường liên kết tự động hóa quy trình robot với vật lý, tức là robot “thực”.

Một trong những mục tiêu của KUKA là nhân viên xác định các quy trình trong bộ phận của họ có thể được tự động hóa. Để đạt được mục tiêu này, công ty cung cấp nhiều khóa đào tạo để nâng cao nhận thức về RPA đối với phương pháp tiếp cận từ dưới lên và học cách lập trình robot phần mềm. Họ muốn trao quyền cho nhân viên để họ tự giúp mình. Điều cũng hữu ích là các nguyên tắc cơ bản của sự phát triển bot rất dễ tiếp thu và theo cách này, sự hiểu biết và động lực giữa các nhân viên tăng lên nhanh chóng.

Các kế hoạch trong tương lai của KUKA bao gồm tích hợp mạnh mẽ hơn Học máy để có thể quản lý các trường hợp với dữ liệu phi cấu trúc. Hơn nữa, Thị giác Máy tính là một mục trong chương trình nghị sự của CoE. KUKA rõ ràng coi AI và Machine Learning là một phần mở rộng tự nhiên cho RPA.