RPA hoạt động như thế nào?

You are here:
Estimated reading time: 5 min

Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là việc sử dụng robot phần mềm máy tính để xử lý các tác vụ kỹ thuật số lặp đi lặp lại, dựa trên một quy tắc ví dụ như cùng điền một thông tin ở nhiều nơi, nhập lại dữ liệu hoặc sao chép và dán,… Nó cho phép các tổ chức chuyển giao ngày càng nhiều công việc của nhân viên thông thường cho nhân viên robot xử lý và tuân thủ chính xác.

Điều này giúp các doanh nghiệp đạt được hiệu quả về chi phí bằng cách hợp lý hóa và nâng cao độ chính xác của các quy trình trong doanh nghiệp. Quan trọng hơn, nó cho phép con người tập trung vào công việc đòi hỏi khả năng phán đoán, sáng tạo và kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân thay vì tập trung vào làm những quy trình thông thường.

What Is RPA, and How Will It Affect Your Workforce : Sitel Group

RPA hoạt động như thế nào với hệ thống hiện tại của bạn?

RPA hoạt động bằng cách truy cập thông tin từ các hệ thống công nghệ thông tin hiện có của bạn. Có nhiều cách mà các công cụ RPA có thể tích hợp với các ứng dụng của bạn. Có 3 loại RPA như sau:

  1. Tự động hóa có giám sát: Những công cụ này sẽ cần sự can thiệp của con người khi thực hiện các quy trình tự động hóa.
  2. Tự động hóa không có giám sát: Những công cụ này tự thực hiện các quy trình tự động hóa và có khả năng tự ra quyết định mà không cần đến sự can thiệp của con người.
  3. Hybrid RPA: Những công cụ này là sự kết hợp của cả công cụ tự động hóa có giám sát và không giám sát.

Cách nào là tốt nhất? Nó phụ thuộc vào doanh nghiệp của bạn và nhu cầu mà giải pháp sẽ giải quyết. Với kết nối phụ trợ, tự động hóa của bạn truy cập các hệ thống và dịch vụ dưới sự kiểm soát của máy chủ tự động hóa quy trình. Điều này thường được sử dụng nhất cho tự động hóa không cần giám sát, nơi rô bốt phần mềm của bạn thực hiện các nhiệm vụ tại văn phòng như xử lý yêu cầu bảo hiểm trên quy mô lớn và ít hoặc không có sự can thiệp của nhân viên.

Bạn sẽ hỏi cách nào là tốt nhất? Câu trả lời là nó phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp của bạn và nhu cầu mà bạn muốn giải quyết. Đối với những quy trình cần sự giám sát và can thiệp của con người như hỗ trợ đưa ra quyết định, xác minh,… thì Tự động hóa có giám sát là một sự lựa chọn tối ưu. Nhưng đối với các quy trình xử lý yêu cầu đơn giản trên quy mô lớn mà không cần sự can thiệp của con người thì Tự động hóa không có giám sát lại là sự lựa chọn tốt nhất lúc này.

Hình ảnh này chưa có thuộc tính alt; tên tệp của nó là How-does-RPA-work-new2_auto_x2-1024x295.jpg

Tích hợp RPA front-end

Về giao diện người dùng, để áp dụng tự động hóa, bạn có thể kết nối với một số ứng dụng trên máy tính như SAP, PeopleSoft và Salesforce CRM. Tự động hóa front-end có thể đọc và ghi dữ liệu cũng như nắm bắt sự kiện trực tiếp từ giao diện người dùng của ứng dụng đích tương tự như có một người vận hành.

Với các quy trình thông thường, con người sẽ nhìn vào màn hình, nhận ra các yếu tố trông như thế nào và cách chúng được tương tác ra sao cho phù hợp. Nhưng đối với RPA, chúng đã tham gia các hoạt động bằng cách nhận biết từng phần tử theo thuộc tính, đồng thời kiểm tra cấu trúc và hệ thống phân cấp của nó, RPA có thể xác định vị trí chính xác của các phần tử trên màn hình.

Hơn thế nữa, RPA ngày càng phát triển với những tính năng bổ sung hữu ích. Ngoài việc kết nối, thu thập thông tin trên máy tính, RPA còn có khả năng lấy thông tin từ hình ảnh, PDF và các ứng dụng từ xa.

Cách phân chia và chinh phục các nhiệm vụ của RPA

Một vấn đề cần suy nghĩ khi áp dụng RPA đó là làm thể nào để phân chia và thực hiện được nhiệm vụ đã đề ra. Có thể nói, phương pháp Tiếp cận phân lớp là câu trả lời cho các tình huống phức tạp, trong khi Ghi lại quá trình lại là phương pháp hiệu quả khi áp dụng với các quy trình kinh doanh thường xuyên và đơn giản hơn.

Cách tiếp cận phân lớp RPA hoạt động như thế nào?

Với cách Tiếp cận phân lớp, các phần khác nhau của quá trình tự động hóa sẽ được chia thành các lớp khác nhau, mỗi lớp chịu trách nhiệm về một chức năng nhất định. Các khía cạnh nhất định sẽ do kiến trúc sư quy trình thiết lập, trong khi các khía cạnh khác có thể được giao cho nhân viên. Cách tiếp cận này giúp việc thiết kế tự động hóa trở lên dễ hiểu hơn.

Trên cùng là lớp quy trình của bạn và bên dưới là các quy trình con có thể được lồng vào các quy trình chính. Cứ như vậy, càng chia nhỏ xuống dưới thì các công việc, tác vụ càng chi tiết và cụ thể hơn. Quy trình càng logic, có tính hệ thống thì quy trình càng trở lên tối ưu và hiệu quả hơn.

Ưu điểm và nhược điểm của ghi quá trình

Khái niệm Ghi quá trình được hiểu tương tự như thiết lập một tập lệnh để xử lý một tập hợp các bước trên Microsoft Excel. Ghi quá trình tuân theo các bước mà người dùng thực hiện và chuyển chúng thành quy trình làm được thiết kế để tái sử dụng lại các hành động đó. Nó có thể làm cho sự phát triển của tự động hóa quy trình trở nên nhanh chóng và dễ dàng.

Khi máy ghi giám sát người dùng tại nơi làm việc, nó không thể biết liệu người dùng có tạm dừng hành động vì một lý do cụ thể nào không hay xuất hiện những trường hợp ngoại lệ sẽ phá vỡ quy trình. Do đó, việc ghi lại quá trình sẽ cần nhiều sửa đổi để đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng là hiệu quả và chính xác nhất. Ngoài ra, quá trình ghi lại quy trình không thể xác định cấu hình rõ ràng như quy trình tiếp cận phân lớp, việc đó đồng nghĩa nó không thể áp dụng các phương pháp sử dụng lại các module và quy trình con.

Việc tạo tự động hóa dựa trên thiết kế không đơn giản như bật máy ghi âm. Nó chi tiết hơn, đòi hỏi nhiều kế hoạch hơn và có thể thu hút nhiều người tham gia hơn. Nhưng nó cung cấp một nền tảng vững chắc cho các quá trình tự động hóa cấp doanh nghiệp. Với các công cụ dành cho nhà phát triển có tính năng kéo và thả, người dùng doanh nghiệp dù không phải lập trình viên cũng có thể thao tác dễ dàng.

Employees and robots collaborate

Kết luận

RPA là xu hướng công nghệ mà mỗi doanh nghiệp cần nhìn nhận và triển khai. Tối ưu nguồn lực hiệu quả, tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí là một trong những chìa khóa thành công của mỗi doanh nghiệp. Mà muốn thực hiệu được điều đó, chúng ta cần luôn cập nhật, bắt kịp xu hướng công nghệ số và áp dụng nó phù hợp với doanh nghiệp của mình. RPA chính là một trong những cánh cửa dẫn bạn đến thành công trong thời đại hiện nay.

Chúng tôi sẽ luôn cũng cấp cho bạn những kiến thức, thông tin bổ ích về RPA (tự động hóa quy trình bằng robot). Đừng quên theo dõi chúng tôi để nhận được những thông tin bổ ích mỗi ngày.

Chúc bạn một ngày an lành <3

Was this article helpful?
Dislike 0
Views: 239